Sieben Tipps für ein nachhaltiges Büro

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Jeder Bundesbürger benutzt im Schnitt 236 Kilo Papier im Jahr! In absoluten Zahlen bedeutet das, dass Deutschland mehr Papier verbraucht als ganz Südamerika innerhalb derselben Zeit. Dieser hohe Konsum schadet der Umwelt, denn für den verwendeten Zellstoff werden große Waldflächen gerodet. Zudem braucht man für die Herstellung einer DIN A-4-Seite ca. 10 Liter Wasser. Je mehr jeder einzelne Mensch seinen Papierverbrauch senkt, desto besser ist das für die Umwelt. Da sich diesbezüglich besonders nachhaltige Effekte in Büros erzielen lassen, geben wir wertvolle Tipps, mit denen Unternehmen ihren alltäglichen Papierkonsum reduzieren können.

 Papierspar-Tipps für die Praxis

Nummer 1: Die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden sollte per E-Mail ablaufen, sofern dies möglich ist.

Nummer 2: Für viele Geschäftsprozesse gibt es im Web praktische, kostenlose Tools, mit denen sich Zeit sparen lässt. Ein Beispiel: Man kann mit diesem Online-Tool einen Businessplan erstellen. Das geht wesentlich schneller, der Geschäftsplan ist übersichtlicher und man vergisst keine relevanten Informationen.

Nummer 3: Dokumente sind idealerweise in digitaler Form zu archivieren. Dadurch findet man benötigte Informationen leichter und schneller.

Nummer 4: Fehldrucke sollte man aufheben. Man kann sie anschließend immer noch als Notizzettel verwenden.

Nummer 5: Viele Betriebe setzen auf Automaten, an denen sich Mitarbeiter Heißgetränke in Wegwerfbechern kaufen können. Besser sind ein Kaffeevollautomat und eine Spülmaschine in einer firmeneigenen Teeküche.

 

© Dusit / shutterstock

 

Wie Unternehmen von einem papierlosen Büro profitieren

Wenn eine Firma ihre Geschäftsprozesse zunehmend digitalisiert, kann sie nicht nur der Umwelt etwas Gutes tun, sondern auch sich selbst. Denn sobald ein Unternehmen die oben genannten Tipps in die Tat umsetzt, profitiert es folgendermaßen:

  • Die Kommunikation mit Externen (z.B. Kunden, Geschäftspartner usw.) läuft via E-Mail wesentlich schneller ab. Ein Kontaktformular auf der eigenen Website bietet sich zusätzlich an. So spart man sich den Weg zur Post und muss eingehende Sendungen nicht von Hand an den entsprechenden Mitarbeiter weiterleiten.

 

  • Man findet benötigte Informationen einfacher und schneller, da nahezu jede PC-Anwendung über eine integrierte Suchfunktion verfügt.

 

  • Durch die oben genannten Punkte lassen sich Kundenaufträge schneller und besser bearbeiten. Dadurch erhöht sich wiederum die Kundenzufriedenheit.

 

  • Im Internet findet man zahlreiche Vorlagen – etwa für die Lieferscheinerstellung –, die man mit wenigen Anpassungen immer wieder nutzen kann. Vordrucke in Papierform kann man hingegen nicht weiterverwenden, wenn sie nicht mehr aktuell sind.

 

  • Bei einem vollständig digitalisierten Büro ist es ebenfalls möglich, im Home-Office oder während einer Geschäftsreise zu arbeiten (Stichwort: Arbeiten in der Cloud).

 

  • Die Druckkosten fallen insgesamt niedriger aus (Papierverbrauch und Geräteverschleiß).

 

  • Projekte lassen sich mit einer Management-Anwendung wie Trello übersichtlicher verwalten als mit handgeschriebenen Notizen.

 

  • Je mehr Firmeninformationen in digitaler Form vorhanden sind, desto besser lassen sich Arbeitsprozesse auswerten. Dadurch sind Standards leichter einzuhalten und der Workflow steigert sich.
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1 Kommentar

  1. Sehr gute und vor allem konkrete Tipps, wie man im Büro weniger Papier verbraucht. In den meisten Ratgebern stehen oft nur allgemeine Infos. Diesen Artikel hier finde ich aber auch gut: https://www.pst-energie.de/magazin/gruen-leben/tipps-fuer-umweltschutz-im-buero/ In unserem Unternehmen – eine Ponyreitschule – versuchen wir nachhaltig zu arbeiten und das klappt immer besser. Obwohl am Anfang viele Mitarbeiter skeptisch waren, ob das klappt, ohne sich zu sehr einschränken zu müssen.

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